Las cinco fases de un proyecto típico
No todos los proyectos son iguales en alcance, pero sí siguen esta estructura. Las duraciones que indicamos corresponden a una empresa mediana con entre 30 y 120 empleados. Para empresas más grandes o con operaciones en varias ciudades, los tiempos se ajustan en la propuesta comercial.
Conversación inicial y alcance
Antes de enviar cualquier propuesta, dedicamos una reunión de 60 a 90 minutos a entender su situación. No usamos cuestionarios genéricos. Le pedimos que nos cuente qué problema quiere resolver, qué ya intentó y qué recursos tiene disponibles. Si después de esa conversación consideramos que no somos la firma adecuada para su caso, se lo decimos y le sugerimos alternativas.
Esta reunión es gratuita y puede ser presencial en nuestra oficina de Cali o por videollamada.
- Duración: 1 sesión de 60 a 90 minutos
- Entregable: propuesta comercial con alcance, cronograma y tarifa en un plazo de cinco días hábiles
Diagnóstico a fondo
Una vez firmada la propuesta, empezamos el diagnóstico. Revisamos estados financieros de los últimos tres años, organigramas, contratos con proveedores clave, indicadores de ventas y cualquier documento interno que nos ayude a entender la operación real de la empresa. También entrevistamos a entre cinco y quince personas del equipo, desde gerentes hasta operarios, dependiendo del tamaño de la organización.
El objetivo es construir una imagen completa. Muchas veces los problemas que el gerente identifica tienen causas distintas a las que supone. Un margen bajo puede deberse a precios mal calculados, pero también a desperdicios en producción o a una política de descuentos que nadie controla.
- Duración: 2 a 3 semanas
- Entregable: informe de diagnóstico de 30 a 50 páginas con hallazgos priorizados
Plan de acción
Con el diagnóstico listo, diseñamos un plan de acción que responde tres preguntas: qué cambiar, quién lo hace y para cuándo. Cada acción tiene un responsable del equipo del cliente, una fecha límite y un indicador que permita medir si funcionó.
Presentamos el plan en una reunión con la dirección y los responsables de área. Si hay desacuerdos, los resolvemos ahí mismo. No tiene sentido escribir un plan que el equipo no va a ejecutar porque no lo entiende o no está de acuerdo.
- Duración: 1 a 2 semanas
- Entregable: documento de plan de acción con calendario, responsables y métricas, más plantillas de seguimiento en Excel o Google Sheets
Acompañamiento en la implementación
No dejamos al cliente solo con un documento. Durante las semanas de implementación, un consultor asignado participa en reuniones semanales de seguimiento con el equipo responsable. Revisamos avances, resolvemos bloqueos y ajustamos el plan si las condiciones cambian.
En algunos proyectos, el acompañamiento incluye capacitación directa. Por ejemplo, si el plan requiere que el equipo de ventas use un nuevo modelo de costeo, preparamos una sesión práctica de dos horas con ejercicios basados en productos reales del cliente.
- Duración: 4 a 8 semanas, según el alcance
- Entregable: minutas semanales de avance, ajustes documentados al plan original
Evaluación de resultados
Tres meses después de cerrar la fase de implementación, volvemos a medir. Comparamos los indicadores definidos en el plan con los resultados reales. Si una acción no produjo el efecto esperado, analizamos por qué y proponemos un ajuste.
Esta evaluación es parte del proyecto original; no tiene costo adicional. Creemos que medir resultados es la única forma honesta de saber si el trabajo sirvió.
- Duración: 1 reunión de evaluación de 2 a 3 horas
- Entregable: informe comparativo con métricas antes y después del proyecto
Lo que diferencia nuestro proceso
Hay tres cosas que nuestros clientes mencionan cuando les preguntamos por qué nos recomiendan.
La primera es que no empezamos a dar recomendaciones antes de terminar el diagnóstico. Parece obvio, pero muchos consultores llegan a la primera reunión con soluciones predefinidas. Nosotros necesitamos ver los números y hablar con el equipo antes de opinar.
La segunda es que los entregables son prácticos. No entregamos presentaciones de 200 diapositivas llenas de gráficos decorativos. Entregamos documentos que el gerente puede abrir un lunes por la mañana y usar para tomar una decisión concreta esa misma semana.
La tercera es la evaluación posterior. Volver tres meses después a medir resultados nos obliga a ser honestos con nuestras propias recomendaciones. Si algo no funcionó, lo reconocemos y buscamos una alternativa.
Preguntas frecuentes sobre el proceso
Estas son las dudas que recibimos con más frecuencia durante la conversación inicial.
Depende del alcance. Un diagnóstico financiero para una empresa con facturación anual de hasta 5.000 millones de pesos colombianos tiene un costo de entre 8 y 14 millones de pesos. Un proyecto completo que incluya diagnóstico, plan de acción y acompañamiento en implementación puede estar entre 18 y 35 millones. Publicamos rangos de tarifa en la propuesta comercial antes de firmar.
Sí. Tenemos clientes en Bogotá, Medellín y Barranquilla. La conversación inicial y las reuniones de seguimiento se hacen por videollamada. Para el diagnóstico, viajamos a la sede del cliente durante dos o tres días si es necesario revisar operaciones en planta o en punto de venta.
Entre 8 y 16 semanas para las fases de diagnóstico, plan e implementación. La evaluación de resultados se hace tres meses después del cierre. En total, desde la primera reunión hasta el informe final de evaluación, pueden pasar entre cinco y siete meses.
El informe de diagnóstico se presenta en una reunión donde el equipo del cliente puede cuestionar cada hallazgo. Si hay datos que no consideramos o interpretaciones que el equipo ve de otra forma, los revisamos y ajustamos el informe antes de pasar al plan de acción. No avanzamos hasta que ambas partes estén alineadas.
Sí, para hacer un diagnóstico útil necesitamos acceso a estados financieros, flujos de caja y estructura de costos. Firmamos un acuerdo de confidencialidad antes de recibir cualquier documento. La información se almacena en servidores cifrados y se elimina 90 días después de cerrado el proyecto, salvo que el cliente solicite lo contrario.
¿Listo para empezar?
La conversación inicial es gratuita y sin compromiso. Cuéntenos qué problema quiere resolver y le diremos si podemos ayudar.
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